Con fecha 28 de octubre de 2021 se publicó en el Diario Oficial el reglamento dispuesto por el art. 515, inciso segundo, del Código del Trabajo, incorporado por la Ley 21.327 de “modernización de la Dirección del Trabajo”, el cual tiene por objeto determinar los datos y la documentación que los empleadores deberán mantener obligatoriamente en el registro electrónico laboral disponible en el sitio web de la Dirección del Trabajo (“DT”).
La DT se encarga de habilitar en su sitio web institucional un registro electrónico que almacenará una amplia gama de documentos laborales, al cual podrá acceder el empleador mediante su registro con su Clave Única.
- Antecedentes a aportar en el registro electrónico laboral
Los datos y documentación a registrar obligatoriamente por el empleador son los siguientes:
- Contrato de trabajo.
- Esta obligación ya se encuentra vigente, sin perjuicio de lo cual, respecto de los contratos de trabajo celebrados antes del 1 de octubre de 2021, el empleador tendrá plazo hasta el 30 de abril de 2022 para registrarlos.
- Deberá registrarse dentro de los 15 días siguientes a su celebración, incluyendo, a lo menos, las estipulaciones contenidas en el art. 10 del Código del Trabajo (“CT”).
- Modificaciones (anexos) al contrato de trabajo
- Esta obligación comenzará a regir desde el 28 de diciembre de 2021.
- Deberán registrarse dentro de los 15 días siguientes a su suscripción, indicando expresamente su objeto.
- Previo a ingresar una modificación, el contrato de trabajo original deberá estar registrado con anterioridad en la plataforma.
- Terminaciones de contrato de trabajo
- Esta obligación comenzará a regir desde el 28 de diciembre de 2021.
- Incluye las terminaciones de contratos de trabajo, cualquiera sea su causal.
- Deberán registrarse dentro de los siguientes plazos:
- Causales del art. 159 números 4 y 5 y art. 160 del CT: 3 días hábiles desde la separación del trabajador.
- Causal del art. 159 N°6 del CT: 6 días hábiles desde la separación del trabajador.
- Causal del art. 163 bis del CT: 6 días hábiles desde la fecha de notificación de la resolución judicial de liquidación.
- Causales del art. 159 números 1, 2 y 3: 10 días hábiles desde la separación del trabajador.
- Deberá incorporarse información relacionada con la identificación de las partes, así como las fechas de inicio, término y notificación de término del contrato, la causal de término y los hechos en que se funda.
- Libro de remuneraciones electrónico
- Esta obligación ya se encuentra en vigencia y se considerará un equivalente electrónico al libro auxiliar de remuneraciones.
- El registro deberá ser estandarizado y mensual, incluyendo pagos de remuneraciones, asignaciones, beneficios e indemnizaciones.
- La información deberá registrarse dentro de los primeros 15 días del mes siguiente al respectivo pago.
- Comité Paritario de Higiene y Seguridad
- Esta obligación comenzará a regir desde el 28 de mayo de 2022.
- El registro deberá incluir el nombre de los representantes patronales y de los trabajadores, así como el acta de elección de estos últimos.
- Deberá registrarse dentro de los 15 días siguientes desde la elección de representantes de dicho Comité.
- Comité Bipartito de Capacitación
- Esta obligación comenzará a regir desde el 28 de mayo de 2022.
- El registro deberá incluir su fecha de constitución e integrantes.
- Deberá registrarse dentro de los 15 días siguientes desde la constitución de dicho Comité.
- Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad
- Esta obligación comenzará a regir desde el 28 de diciembre de 2021.
- El registro deberá incluir, entre otros antecedentes, la identificación del empleador, fecha de publicación y comunicación a los trabajadores, así como una copia del documento.
- Deberá registrarse dentro de los 5 días siguientes al inicio de su vigencia.
- Pactos Especiales de Condiciones de Trabajo
- Esta obligación comenzará a regir desde el 28 de noviembre de 2022.
- El registro deberá incluir la identificación de las partes, su fecha de suscripción, materia, procedencia de aplicación a trabajadores no afiliados, vigencia y copia del documento. Aportando dicha copia, se entenderá cumplida la obligación del art. 377 del CT.
- Deberá registrarse dentro de los 5 días siguientes de su suscripción.
- Sanciones a trabajadores
- Esta obligación comenzará a regir desde el 28 de noviembre de 2022.
- El registro deberá incluir la identificación del trabajador, fecha y tipo de medida aplicada.
- Deberá registrarse dentro de los 15 días siguientes a la adopción de la sanción, salvo si se trata del término del contrato (de registro independiente).
- Instrumentos colectivos de trabajo
- Esta obligación comenzará a regir desde el 28 de junio de 2023.
- El registro deberá incluir la identificación de las partes, fecha de suscripción, vigencia, existencia de pactos de extensión de beneficios, nómina de trabajadores y copia del instrumento. Aportando dicha copia, se entenderá cumplida la obligación del art. 320, inciso final del CT.
- Deberá registrarse dentro de los 5 días siguientes a su suscripción.
- Registro de asistencia, feriados, licencias y permisos del trabajador
- Esta obligación comenzará a regir desde el 28 de junio de 2023.
- El registro deberá incluir, según corresponda, la identificación del trabajador, detalle del registro de asistencia mensual, periodo de tiempo en que no prestó servicios y su motivo. En caso de licencias médicas, bastará la constancia de su presentación ante la entidad de salud respectiva.
- Deberá registrarse dentro de los 15 días desde que culmina el hecho que motiva el registro.
Por otro lado, los datos y documentación a registrar voluntariamente por el empleador son los siguientes:
- Finiquito laboral
- Esta opción comenzará a regir desde el 28 de noviembre de 2022.
- El registro deberá incluir la causal invocada, pagos, sumas pendientes, reservas de derechos y descuentos.
- Deberá registrarse dentro de los 15 días siguientes a su suscripción.
- Sentencia judicial firme y ejecutoriada que declare la existencia de empleador único
- Esta opción comenzará a regir desde el 28 de julio de 2022.
- El registro deberá incluir a los empleadores de los involucrados y la identificación de la o las sentencias de los tribunales competentes.
- Características adicionales del registro
En caso que la documentación citada anteriormente sea suscrita y generada a través del sitio electrónico de la DT, se entenderá incorporada al registro.
De ocurrir modificaciones en los antecedentes y/o documentación aportada, el empleador tendrá un plazo de 15 días para actualizarla.
La DT deberá guardar absoluta reserva y secreto de la información y datos personales de los que tome conocimiento, utilizándolos solo para el cumplimiento de sus funciones legales y sujetándose a las normas de la Ley 19.628, sobre protección de la vida privada.
Diego Olivares – Abogado corporativo
Lizama Abogados
