Al día de hoy, los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia de las y los trabajadores son parte integral de las herramientas para la administración de empresas. Estos mecanismos digitales constituyen importantes avances, recopilando alta cantidad de datos y mejorando la eficiencia de los registros internos, dejando en el pasado los libros de asistencias, relojes con control de horario o sistemas biométricos de registro. Así también, quienes ofrecen estos servicios se encuentran constantemente desarrollando nuevas aplicaciones, como es el caso de su implementación en los teléfonos móviles de los trabajadores. En ese entendido, cabe analizar su procedencia, obligatoriedad para los dependientes y su utilización por medio de herramientas de geolocalización relacionada.
En primer término, nuestra norma laboral establece, en el artículo 33 del Código del Trabajo, que llevar el registro de asistencias de los trabajadores afectos a jornada laboral es una obligación del Empleador. Por lo anterior, cabe a éste determinar el tipo de sistema de registro de asistencias, ocuparse de su correcto funcionamiento y tomar las medidas pertinentes, dentro de su poder de dirección, para que se cumplan dichos objetivos. Así lo expresa la Dirección del Trabajo, mediante Dictamen Nº1140/27 de 24.02.2016: “el empleador será siempre responsable de la operación y mantención de los componentes que constituyen la plataforma de control de asistencia electrónica”. Cabe mencionar que estos sistemas deben siempre ajustarse a los requisitos mínimos dispuestos por el Servicio en los dictámenes N°1140/27 de 24.02.2016 y N°5848/133 de 04.12.2017, regulación que no será analizada en esta oportunidad.
Dicho lo anterior, cabe responder por la aplicación de los sistemas electrónicos de registro de asistencia en los teléfonos móviles personales, que son propiedad de las y los trabajadores.
El Ordinario N°2273 de fecha 24.09.2021, que se pronuncia al respecto, establece: “no existe inconveniente para que los trabajadores utilicen elementos propios para la prestación de sus servicios personales, en la medida que tal circunstancia obedezca a una manifestación libre de su voluntad”. En Dictamen N°2900/028 de fecha 27.10.2020, se pronunció señalando que “no hay inconveniente en que los dependientes asuman dicho compromiso en la medida que, evidentemente, se trate de un acto voluntario que se encuentre debidamente pactado e incorporado en los contratos o anexos individuales”. En otras palabras, la implementación no puede responder a una decisión unilateral del Empleador, si no que siempre provenir de un acuerdo. En esa misma línea, el Ordinario N°1045 de fecha 23.03.2021.
Sobre la inclusión, en estos sistemas, de herramientas de geolocalización -sistemas de GPS- para el marcaje georeferenciado de la asistencia, el Servicio también se ha pronunciado.
En Ordinario N°2273 ya referido estableció que “no existen impedimentos jurídicos para utilizar la geolocalización como parte de los sistemas de registro de asistencia. Sin embargo, la intensidad del control dependerá de las actividades desarrolladas por los respectivos trabajadores por lo que, por regla general, es dable estimar que mantener encendido el GPS de los teléfonos celulares durante toda la jornada laboral excede los fines de una herramienta como la señalada, transformándola en un mecanismo de vigilancia”.
Finalmente, se pronuncia sobre la procedencia de bloquear la utilización de los sistemas de registro de asistencia cuando el GPS indique que el trabajador se encuentra en un lugar diferente al acordado, a la hora de inicio o término de su jornada laboral.
En dicho caso, el Ordinario N°2273 estableció que “no se ajusta a la normativa laboral vigente el bloqueo de la opción de registrar un evento cuando el trabajador se encuentre lejos del punto acordado -el lugar donde ejerce sus funciones- es decir, impedir que el dependiente pueda realizar una marca cuando no haya llegado aún al lugar de prestación de servicios”.
Sobre lo anterior, el Dictamen N°1140/027 ya había señalado que: “cuando los sistemas de registro de asistencia contemplen el uso de dispositivos móviles -smartphones, por ejemplo- siempre deberán ser portados por el trabajador o, si ello no es posible por el tipo de mecanismo, el equipo siempre debe encontrarse disponible para realizar marcaciones, no pudiendo quedar nunca la determinación de la hora del registro al mero arbitrio del empleador”. De lo anterior se desprende uno de los principios que regulan la normativa, esto es, el de fidelidad de la información, en virtud del cual las marcaciones siempre deben reflejar la realidad de los hechos.
En ese orden de cosas, bloquear el uso del sistema impedirá conocer la ubicación del trabajador, así también importará que la respectiva marcación sea realizada con posterioridad, lo cual dependería de la sola voluntad del empleador.
De este modo, el bloqueo del sistema de registro no se ajusta a la normativa vigente, debiendo estos siempre permitir que el trabajador realice las operaciones que estime pertinentes, lo cual no obsta a que, si ha incumplido por parte del dependiente con la obligación de registrar un inicio o término de actividad en lugar específico, el empleador haga uso de las facultades disciplinarias que le confiere la ley.
Dicho lo anterior, es dable indicar las siguientes conclusiones:
- La obligación de llevar registro de asistencia de las y los trabajadores es del Empleador, quien se hace responsable de la elección del sistema, su correcto funcionamiento y los costos de implementación de este.
- Los sistemas electrónicos de registro de asistencia pueden disponerse en los teléfonos móviles de los trabajadores, siempre que dicho compromiso provenga de un acuerdo libre entre las partes, debidamente pactado.
- La utilización de sistema de geolocalización, como medio de control, debe determinarse por las actividades desarrolladas por los respectivos trabajadores y en ningún caso mantenerse durante toda la jornada de trabajo, lo que la transformaría en una herramienta de vigilancia.
- Dentro del sistema geolocalizado, no procede bloquear la opción de marcaje para los trabajadores que no se encuentren en el lugar acordado, ya que vulneraría el principio de fidelidad de la información, que rige los sistemas de registro de asistencias.
José Tomás Erenchun – Abogado en Negociación Colectiva
Lizama Abogados
