Con fecha 28 de diciembre de 2021, la Dirección del Trabajo, mediante Dictamen N° 2927/58, modificó su doctrina respecto de los sistemas digitales de registro y control de asistencia, descansos y determinación de las horas de trabajo.
En dicho dictamen, se establecen las características que deben reunir los sistemas de registro y control de asistencia, horas de trabajo y descansos; su proceso de certificación; la autorización posterior de la Dirección del Trabajo; su correcta aplicación por parte de los empleadores; y el acceso a la información por parte de los fiscalizadores de dicha Dirección.
Se considerarán compatibles con lo dispuesto por el artículo 33 del Código del Trabajo aquellos sistemas de registro y control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que reúnan las características que en el dictamen se establecen -y que a continuación intentaremos exponer de un modo sucinto- no obstante, el órgano administrativo podrá efectuar observaciones de cada sistema en particular.
Las requisitos y características que deberán reunir estos sistemas son los siguientes:
- Los empleadores deberán mantener la información de los sistemas, en formato electrónico, por un plazo mínimo de 5 años.
- Todas las plataformas, manuales, reportes, tutoriales y todo otro documento relacionado con los sistemas de registro y control de asistencia, deben encontrarse en idioma español y considerar la terminología técnica utilizada en Chile.
- Los sistemas deben contemplar un hardware, un medio destinado a realizar las marcaciones, una plataforma web, una base de datos y, opcionalmente, una herramienta que permita detectar el lugar en el que se realiza una marcación.
- El proceso de enrolamiento e identificación de los trabajadores podrá realizarse a través de cualquier hardware que permita obtener su reconocimiento.
- El sistema deberá registrar de forma automática el nombre del trabajador y el número de su cédula de identidad, indicando fecha, hora, minuto y segundo en que se inicia o termina una actividad y, si corresponde, su ubicación.
- Las marcaciones realizadas deberán traspasarse a una base de datos central.
- Los sistemas deberán otorgar al trabajador un comprobante de cada operación realizada.
- Las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado y que prevengan la adulteración de la información con posterioridad al registro.
- Los sistemas deben contar con una plataforma web de acceso permanente para trabajadores, empleadores y fiscalizadores de la Dirección del Trabajo.
- Las plataformas deberán contar, en su menú inicial, con un botón exclusivo de reporte para la Dirección del Trabajo y deberá contener parámetros de búsqueda tales como: búsqueda individual y grupal, periodo, turnos, local y cargo o función.
- Previo a la implementación de estos sistemas de registro, el empleador deberá capacitar a sus trabajadores para su uso.
- Se establece que cuando los trabajadores deban firmar electrónicamente algún documento o solicitud creado por el sistema, podrán hacerlo a través de firma electrónica simple, es decir, claves o password, biometría u otros.
- Todas las reglas, procedimientos, plazos y normas relativas a la utilización de los sistemas deben ser incorporados al Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la Empresa y, en caso de empresas que no se encuentren obligadas a elaborar dicho documento, deberán constar en un anexo al contrato de trabajo.
- La utilización de teléfonos celulares dependerá de si el equipo es o no otorgado por el empleador. En este último caso, el trabajador deberá consentir en el uso de equipos propios y deberá manifestarlo en el contrato de trabajo o un anexo a éste.
- El sistema, respecto de los trabajadores que presten servicio a distancia o teletrabajen, deberá -entre otros- contemplar una alerta relacionada con el derecho a desconexión, no podrá vulnerar los derechos fundamentales del trabajador y podrá utilizar sistemas de geolocalización.
- El sistema deberá certificarse por un tercero no relacionado al empleador.
- La solicitud de autorización del sistema de registro y control de asistencia deberá ser remitido al Departamento Jurídico de la Dirección del Trabajo y deberá individualizar al solicitante, a la empresa que lo certifica y deberá acompañarse el informe de certificación, el diagrama de arquitectura y el informe de vulnerabilidades.
La normativa contenida en el dictamen regirá desde la fecha de su publicación y los sistemas digitales de registro y control de asistencia cuyo uso ya se encontrare autorizado por la Dirección de Trabajo se mantendrán vigentes hasta el vencimiento de los 24 meses de duración, contados desde la fecha del respectivo pronunciamiento.
Paula Warnier Readi – Directora de Cumplimiento
Lizama Abogados
