La Ley N° 21.327 ―que modernizó los procesos internos de la Dirección del Trabajo― y el posterior Decreto N° 37, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que le dio forma y aplicación efectiva; establecieron la incorporación progresiva de distintos tipos de documentación laboral a los registros electrónicos de la Dirección del Trabajo. Y si bien desde el mes de octubre ―y más precisamente, a contar del 28 de ese mes― se hizo inmediatamente obligatorio el registro de (i) contratos de trabajo firmados desde esa oportunidad; y (ii) el registro del Libro de Remuneraciones Electrónico, la documentación por incorporar seguirá aumentando. La siguiente parada: el 28 de diciembre próximo.
Para que no nos perdamos en esa línea de tiempo y tengamos a la mano un recordatorio sobre ese progresivo aumento en el deber de registro, a continuación haremos un repaso respecto de las fechas asociadas y la documentación que correspondería incorporar en los registros electrónicos de la Dirección del Trabajo:
| Tipo de documentación | Fecha de inicio de la obligación de registro | Contenido del registro |
| Anexos de contrato de trabajo | 28.12.2021 | Este registro requerirá que previamente se encuentre ya registrado el contrato de trabajo. |
| Término de contratos de trabajo, incluyendo las nuevas causales a informar (mutuo acuerdo, renuncia y término por fallecimiento) | 28.12.2021 | a) Individualización de las partes;
b) Fecha de inicio de la relación de trabajo; c) Fecha de término; d) Fecha y forma de notificación de término; e) Causal invocada f) En su caso, los hechos en los que se funda la causal |
| Reglamento interno de orden, higiene y seguridad vigente en la empresa | 28.12.2021 | a) Individualización del empleador;
b) Fecha de publicación y notificación a los trabajadores; c) Mecanismos de difusión; d) Declaración de cumplir con el contenido mínimo legal; y e) Copia del Reglamento (*) |
| Registro de Comités Paritarios de Higiene y Seguridad | 28.04.2022 | a) Nombre de los representantes patronales y de los representantes de trabajadores/as; y
b) Acta de elección de los representantes de trabajadores. El plazo se contará desde los 15 días desde la elección de representantes. |
| Comité Bipartito de Capacitación | 28.04.2022 | a) Fecha de constitución; y
b) Nombre de sus integrantes
El registro responderá al mismo supuesto del Comité Paritario de Higiene y Seguridad: se debe informar dentro del plazo de 15 días desde que se conforme este comité.
|
| Pactos sobre especiales condiciones de trabajo (acuerdos colectivos) | 28.11.2022 | a) Individualización de las partes;
b) Fecha de suscripción del/de los pacto/s. c) Objeto del/de los pacto/s d) Procedencia de aplicación a trabajadores no sindicalizados; e) Vigencia; y a) e) Copia del pacto (*) |
| Sanciones contra trabajadores | 28.11.2022 | Las sanciones previstas en los reglamentos internos (amonestaciones y/o multas) deberán ser registradas ante la DT, informando:
a) Individualización del Trabajador; b) Fecha de aplicación de la medida; y c) Tipo de sanción aplicada. El plazo será de 15 días contados desde la emisión de la sanción. |
| Instrumentos colectivos de trabajo | 28.06.2023 | Contratos o convenios colectivos vigentes, indicando:
a) Individualización de las partes; b) Fecha de suscripción; c) Vigencia; d) Existencia (o no) de pacto de extensión de beneficios; e) Nómina de trabajadores involucrados; y f) Copia del instrumento (*)
El plazo de registro será de 5 días contados desde que se suscriban los instrumentos colectivos. |
| Registro de asistencia, feriados, licencias y permisos | 28.06.2023 | El empleador deberá registrar, dentro de los 15 días siguientes al término del permiso o periodo que corresponda, esta información, señalando:
a) Individualización del trabajador; b) Para el registro de asistencia indicar el detalle del mes al que corresponde; c) Cuando se trate de licencias, feriados o permisos, el periodo de tiempo en que no se prestó servicios y el motivo de la ausencia; y d) Cuando se trate de licencia médica, deberá únicamente dejarse constancia de su presentación ante la entidad de salud que correspondió. |
Respecto de aquellas partes que hemos destacado con un (*), su fin ha sido advertir un pequeño cambio respecto de las reglas contenidas en el Código del Trabajo. De acuerdo con el texto del Decreto N° 37, el registro electrónico de esos instrumentos (colectivos o del reglamento interno de cada empresa) será suficiente para cumplir con las formalidades que hasta la fecha conocíamos. Es decir, mientras el artículo 153 del Código del Trabajo prescribe que el reglamento interno debe registrarse dentro del plazo de 5 días luego de su entrada en vigencia ante la Inspección del Trabajo, esa norma sería reemplazada en lo práctico por el registro electrónico que se indicó (cuestión que no alcanzaría, en mi opinión, a mantener el deber de registrarlo ante el Servicio de Salud dentro del plazo de 5 días). Lo mismo ocurrirá respecto del registro de los instrumentos colectivos a los que alude el artículo 320 (inciso final) del mismo Código: bastará con dejar registro electrónico de ese instrumento cuando inicie ese deber, sin necesidad de acompañarlo materialmente ante ese Servicio.
Adicionalmente, siguiendo el tenor del Decreto N° 37, también se regulará el registro de finiquitos (suscritos de forma presencial o física) y de las sentencias que declaren a dos o más empresas como un solo empleador. La diferencia en estos casos será que, para el Decreto en cuestión, el registro del finiquito sería voluntario y deberá efectuarse dentro de los 15 días siguientes a la suscripción, detallándose la información contenida en el artículo 4° A de ese texto, registro que comenzará a regir a contar del 28 de noviembre de 2022; y, por su parte, las sentencias que fueren dictadas en juicios por declaración de empleador común o único, se registrarán ―también voluntariamente― a contar del 28 de julio del año próximo.
Esta será la calendarización que permitirá cumplir adecuadamente con el registro progresivo de información laboral conforme lo dispuesto en la Ley N° 21.327 y el Reglamento que lo informó (el Decreto N° 37, de 2021), debiendo poner atención en las tres que iniciarán en poco más de dos semanas.
Gonzalo Riquelme – Director Corporativo
Lizama Abogados.
