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DIRECCIÓN DEL TRABAJO EMITE CIRCULAR N°3 QUE IMPARTE INSTRUCCIONES SOBRE INGRESO DE DENUNCIAS ANTE EL SERVICIO POR LEY KARIN

Con fecha 12 de julio de 2024, la Dirección del Trabajo emitió la Circular N°3, que imparte instrucciones sobre el ingreso de denuncias ante el mismo Servicio por aplicación de la ley N°21.643, conocida popularmente como Ley Karin. El contenido de la mencionada Circular será materia de la presente Alerta Laboral.

Las modificaciones legales que contiene la Ley N°21.643 que “modifica el Código del Trabajo y otros cuerpos legales, en materia de prevención, investigación y sanción del Acoso Laboral, Sexual o de Violencia en el Trabajo”, que entra en vigencia el próximo 1° de agosto de 2024, imponen una serie de obligaciones a la Dirección del Trabajo, dentro de las cuales se consideran las asociadas al ingreso de denuncias ante el mismo Servicio.

1. Consideraciones previas.

a. Principios rectores del procedimiento.

• Perspectiva de género
• No discriminación.
• No revictimización o no victimización secundaria.
• Confidencialidad.
• Imparcialidad
• Celeridad
• Razonabilidad
• Debido proceso
• Colaboración

b. Territorialidad/Oficinas.

La aplicación de la Circular N°3 se extiende a todas las Direcciones Regionales del Trabajo, Inspecciones Provinciales y Comunales del Trabajo, Departamentos y Oficinas del Nivel Central.

2. Ingreso de denuncias ante la Dirección del Trabajo.

a. Ingreso de Denuncias Presenciales.

Los/as denunciantes que acudan a los módulos de atención de usuarios de las Oficinas Comunales o Provinciales del Trabajo pueden ingresar una denuncia por vulneración de derechos fundamentales asociada a Acoso Laboral, Acoso Sexual y Violencia en el Trabajo, en adelante, denuncias por Ley Karin.

Se debe procurar, en esta instancia dar una primera acogida a el/la denunciante a través de una atención de manera empática, respetuosa y con actitud de escucha activa, entregando información sobre el proceso de ingreso de denuncia por esta materia.

Consideraciones para la atención presencial:

• Según las características de infraestructura de cada una de las Oficinas de las Inspecciones Provinciales y Comunales del Trabajo, se debe procurar entregar la atención utilizando espacios (oficinas) cerrados y/o módulos apartados que cumplan con otorgar privacidad durante el proceso de ingreso de denuncia.

En el caso que alguna Inspección no cuente con los espacios apropiados para cumplir con lo indicado anteriormente, cada Jefatura de Oficina deberá definir, con anterioridad, el o los espacios que se utilizaran para otorgar este tipo de atención ante una denuncia por Ley Karin, por ejemplo: Oficina de jefatura unidad de atención de usuarios, oficina de jefatura de Oficina Provincial o Comunal.

• Los/las asistentes laborales deben tener a la vista las instrucciones, anexos y documentos asociados al proceso de denuncias por Ley Karin, lo anterior, para no interrumpir la interacción en la atención.

Las etapas asociadas al ingreso de denuncias son:

1) Determinación de denuncia asociada a vulneración de derechos fundamentales / Ley Karin.

Corresponderá a el/la Asistente Laboral determinar si los hechos relatados por el/la denunciante corresponden a una denuncia por Ley Karin, en base a la Guía orientadora de conceptos y conductas asociadas a Acoso Laboral, Acoso Sexual y Violencia en el Trabajo,

Para lo anterior, se debe evaluar en base a los siguientes parámetros:

a) La existencia de relación laboral vigente.

b) Que la denuncia no corresponda a un/a funcionario/a público/a.

c) Que la denuncia corresponda a materias de Ley Karin.

d) Que la denuncia haya sido interpuesta dentro del plazo legal de 60 días hábiles desde la ocurrencia de los hechos.

e) Que los hechos denunciados no se encuentren judicializados.

f) Que la denuncia contenga los elementos mínimos para su tramitación, que son:

• Identificación de la persona afectada, con su nombre completo, número de cédula de identidad o pasaporte y correo electrónico personal. En caso de que sea una persona distinta del/la Trabajador/a vulnerado/a, deberá indicar dicha información y la representación que invoca.
• Identificación de la(s) persona(s) denunciada(s) y su(s) cargo(s), en lo posible.
• Vínculo organizacional que tiene la persona afectada con la(s) persona(s) denunciada(s); o, en caso de ser personas externas, los motivos de la relación de la persona trabajadora afectada con el tercero ajeno a la relación laboral.
• Relación de los hechos que se denuncian y fecha de vulneración.
• Identificación de la empresa (RUT), o, en su defecto, identificar al/la representante conforme a lo dispuesto en el artículo 4 del Código del Trabajo y domicilio y/o lugar donde se prestan los servicios.

De no cumplir con lo indicado en alguno de los puntos descritos anteriormente, y de no corresponder a una denuncia por Ley Karin, sino más bien a alguna otra materia/trámite, como una denuncia laboral ordinaria, ser funcionario/a público u otra casuística, el/la asistente laboral debe entregar la orientación y/o gestión sobre que trámite debe realizar el/la denunciante.

2) Levantamiento de Formulario de denuncia.

Una vez que el/la asistente laboral determina que los hechos relatados por el/a denunciante corresponden a una denuncia por Ley Karin, debe facilitar un Formulario de denuncia, para que así el/a denunciante complete la misma con los antecedentes e información proporcionada por el/la denunciante, considerando datos personales, datos de la empresa y el relato del hecho que constituye la denuncia.

Si por algún motivo el/la denunciante no puede escribir la denuncia en el Formulario, de ingresar su denuncia por escrito, el/la asistente laboral deberá levantar el Formulario de denuncia con el relato que éste/a le indique de manera oral, dejando constancia en el respectivo Formulario.

En ambos casos, el Formulario debe ser firmada por el/la denunciante.

3) Entrega de copia de Formulario de denuncia e indicar pasos siguientes (Generación de número en GESDOC)

Con el Formulario de denuncia completado y firmado por el/la denunciante, el/la asistente laboral indica al/la denunciante que debe hacer ingreso del Formulario en cuestión, en el área de Gestión Documental de la Inspección u Oficina correspondiente, para que este/a último/a obtenga copia numerada de su denuncia, y que esta sirva como comprobante de ingreso de la misma. Para cumplir con lo anterior, el/la asistente laboral debe entrega al/la denunciante:

• Formulario de denuncia original.
• Informativo que detalla los pasos del procedimiento, el cual será distribuido a las Jefaturas de Oficina para su entrega.

Una vez que el/la gestor/a documental hace recepción del Formulario de denuncia, deberá fotocopiar dicho Formulario, generar un número de expediente en el sistema GESDOC, además digitalizará la denuncia original, incorporándola en el expediente, y pegará el adhesivo con el número del expediente tanto en el Formulario de denuncia original y en la copia, conservando el original en poder de la Dirección del Trabajo y entregando la respectiva copia al denunciante.

Luego, entrega la copia del Formulario de denuncia numerado al denunciante como comprobante de ingreso de denuncia, indicando que la misma ya ha sido ingresada a la Dirección del Trabajo.

Posterior al ingreso de la denuncia presencial, el/la gestor/a documental debe ingresar los datos requeridos en el sistema GESDOC para la creación del expediente, de acuerdo a las instrucciones del Departamento de Administración y Finanzas. Cabe señalar que dicho expediente debe consignarse con el tipo de documento “FORMULARIO DE DENUNCIA LEY KARIN” e indicando en la materia que corresponde a una denuncia de Ley Karin.

4) Entregar a abogado/a o Jefatura de oficina correspondiente

Terminado el proceso de recepción y registro de la denuncia en el sistema GESDOC, el/la gestor/a documental deriva, en lo inmediato y dentro del día de recepción del Formulario de denuncia, por sistema GESDOC y entrega el Formulario numerada al abogado/a de la Inspección respectiva, si no se cuenta con dicho cargo, la entrega se realizará a la jefatura de Oficina de acuerdo con el procedimiento que establezca el Departamento de Jurídico para la recepción y posterior tratamiento de las denuncias.

En el caso de que corresponda, la persona denunciante podrá ser derivada de inmediato o se agendará cita con el/la abogado/a de Oficina o quien lo subrogue en sus funciones, y en caso de ausencia de este, se deriva al Jefe/a de Oficina. Una vez finalizado este paso, la denuncia continuará etapa 2 del procedimiento de investigación de denuncias por Acoso Laboral, Acoso Sexual y Violencia en el Trabajo, titulada “Análisis de Antecedentes” establecido por el Departamento Jurídico. Cabe señalar, que el abogado/a, jefe de Oficina o quien corresponda deberá hacer revisión del Formulario de denuncia dentro del día en el cual recepcionó la denuncia o en un plazo de 24 horas.

Cabe señalar que, una vez recibida la denuncia en alguna de nuestras Inspecciones, la Ley N°21.643 da un plazo de dos (2) días hábiles para que la Inspección del Trabajo solicite al/la empleador/a las medidas de resguardo indicadas en dicha Ley. Para ello, el/la abogado/a o Jefe/a de Oficina deberá considerar la gravedad de los hechos imputados, la seguridad de la persona denunciante y las posibilidades derivadas de las condiciones de trabajo. Entre otras, las medidas a adoptar considerarán la separación de los espacios físicos, la redistribución del tiempo de la jornada y proporcionar a la persona denunciante atención psicológica temprana, a través de los programas que dispone el organismo administrador respectivo de la ley N° 16.744.

• Situación especial: Ingreso presencial de denuncia por dirigente/a sindical.

En caso que quien concurra a interponer una denuncia por vulneración de derechos fundamentales relativa a Acoso Laboral, Acoso Sexual y Violencia en el Trabajo corresponda a un/a dirigente/a sindical, ya sea, por tratarse de su propia afectación, o actuando en representación de un socio o socia de conformidad al numeral 2 del artículo 220 del Código del Trabajo, aquella deberá ser recepcionada por la Unidad de Relaciones Laborales de la Inspección Comunal o Provincial del Trabajo, y el/la funcionario/a de dicha línea operativa, siguiendo las instrucciones asociadas al ingreso de denuncias presenciales, en específico, a los puntos 1, 2 y 3 del presente documento.

En aquellos casos en que la conducta vulneratoria afecte al dirigente sindical, deberá considerarse de manera preferente la tramitación de la denuncia mediante el Procedimiento Administrativo Especial de Tutela de la Libertad Sindical regulado en la Circular N°28 de 2017, en atención a que existiría una vulneración al derecho a la libertad sindical.

En el caso de denuncias ingresadas por dirigencias sindicales en representación de 1 socio/a en particular, de conformidad al numeral 2 del artículo 220 del Código del Trabajo, éstas deberán exhibir y acompañar poder simple de representación, pudiendo aquel ser otorgado en el mismo acto de ingreso de denuncia si la persona afectada estuviere presente. Para lo anterior, podrá facilitarse un formato de poder simple.

En aquellas Inspecciones en que no existiere la referida Unidad de Relaciones Laborales, las denuncias de dirigencias sindicales serán recepcionadas por la Jefatura de la Oficina o por el/la funcionario/a que dicha Jefatura determine. En ambos casos, conforme a la atención preferente que este Servicio ha definido para las dirigencias sindicales, siguiendo el conducto previamente descrito para los/as asistentes laborales de Atención de Usuarios.

b. Ingreso de Denuncias Virtuales realizadas por Trabajador/a

En el caso de que las/os trabajadores/as realicen su denuncia de Ley Karin mediante el portal MiDT, esto es, ingresando al Perfil Trabajador, seleccionando “Denuncias y Solicitudes”, y luego, “Ingreso de Denuncias Laborales y por Vulneración de Derechos Fundamentales (Ley Karin)”, completando los datos solicitados en dicho portal, y seleccionado la materia “Vulneración de Derechos Fundamentales/Ley Karin”, la denuncia será cargada en MIBO, para ser analizada en su relato por un equipo especializado para la revisión de estas denuncias, dependiente del Departamento de Atención de Usuarios. Este equipo será el encargado de revisar y asignar medidas de resguardo indicadas en el artículo 211-B bis del Código del Trabajo a cada denuncia virtual, de acuerdo con la gravedad del relato según los niveles definidos por el Departamento de Jurídico para estas denuncias.

Para la revisión en MIBO de estas denuncias se debe considerar:

• Contenido del relato y determinar si:
• Corresponde a una vulneración por DDFF general.
• Corresponde a una vulneración de DDFF Ley Karin.
• No corresponde a una vulneración de DDFF.
• Fecha de vulneración.
• Revisar si cuenta con relación laboral vigente o no, en base a los datos del REL, LRE, o si cuenta con carta de aviso.

De este análisis se determina si corresponde o no a una denuncia de Ley Karin y se realizarán las siguientes acciones en caso de que:

1. Si corresponde a una denuncia de derechos de Ley Karin, se debe:

I. Seleccionar como Derechos Fundamentales/Ley Karin.

II. Determinar medidas de resguardo. Se debe seleccionar una de las medidas de resguardo predeterminadas en MIBO.

III. Derivar: Se debe seleccionar la alternativa “Derivado como Derecho Fundamental / Ley Karin” en MIBO. Esta acción permitirá que se cargue de forma automática en DTPlus y que estará disponible en la portada (procesos) de DDFF del/la coordinador/a Jurídico/a correspondiente a la jurisdicción de la comuna del/la empleador/a asociado a la denuncia.

IV. Envío de medidas de resguardo al empleador/a y trabajador/a: Esta acción se realizará de manera automática, por medio de correo electrónico registrado para NCC. Por lo tanto, se enviará información al correo electrónico tanto del empleador/a que se encuentre en los registros del servicio como el declarado por el trabajador/a, y al correo electrónico del trabajador/a que haya indicado en su denuncia.

En caso de no contar con correo electrónico registrado para NCC, se deben enviar las medidas de resguardo mediante carta certificada y debe remitirse al domicilio que las partes hayan fijado en el contrato de trabajo, que aparezca de los antecedentes de la denuncia o al que conste en los registros de la DT.

2. No corresponde a una denuncia de Ley Karin.

Cuando los antecedentes y/o los hechos relatados por trabajador/a no den indicios que es una denuncia de Ley Karin, sino que corresponda a otro tipo de denuncias o casuística, se deben realizar las siguientes acciones, según sea el caso:

I. Derivado como Fiscalización: Cuando la materia denunciada corresponda a una denuncia laboral de materias cuya competencia y fiscalización es de la Dirección del Trabajo, se activará como fiscalización, seleccionando “Admisible como Fiscalización” en MIBO, para que la denuncia siga el procedimiento ordinario de fiscalización.

II. Derivado como Derecho Fundamental (General): Cuando la materia denunciada corresponda a una Vulneración de Derechos Fundamentales distintas a Ley Karin, se debe seleccionar “Derivado como Derecho Fundamental”, para que la denuncia siga el procedimiento general de vulneración de derechos fundamentales.

Para lo cual se generará un archivo PDF y un correo electrónico que le llegará al equipo especializado DAU a nivel central, quienes deberán generar un reporte acumulado diario que deben enviar a la región respectiva (excepto a la Región Metropolitana, puesto que el Departamento de Tecnologías de Información les enviará un reporte acumulado semanal) para que realicen el ingreso a DTPlus y la respectiva entrevista con el/la abogado/a.

III. Derivado como Reclamo: Si los antecedentes y/o el relato determinan que no existe relación laboral vigente entre el trabajador/a y su empleador/a, se debe seleccionar “Derivado como Reclamo”, lo que generará un archivo PDF y un correo automático al equipo centralizado. Dicho equipo dará una respuesta, mediante correo electrónico al denunciante, indicando como realizar un reclamo por despido.

IV. Derivado Internamente: Si no corresponde a ninguna de las opciones anteriores, se buscará dar respuesta vía correo electrónico al denunciante. En caso de que, el equipo especializado considere según el relato que una denuncia corresponde a Ley Karin, pero en las etapas siguientes del procedimiento, el/la abogado/a, al realizar la entrevista al/la trabajador/a, determina que no corresponde a una denuncia de Ley Karin, es dicho funcionario/a quien debe seleccionar “eliminado por error” en DTPlus y realizando las acciones que corresponda según los procedimientos para cada caso.

c ) Ingreso de denuncias por otros medios y/o canales que no correspondan a los definidos por la Dirección del Trabajo.

En el caso de recibir alguna denuncia por Ley Karin por un canal distinto a los indicados en el punto a. y b. de la Circular N°3, se debe responder al/la denunciante indicando que, el canal utilizado no es el pertinente para realizar la denuncia y entregar una orientación para que pueda ingresar la denuncia de forma adecuada, priorizando que esta se haga de manera virtual en el portal MiDT.

Algunos de los canales o vías indicadas como no pertinentes en el punto anterior pueden ser, por ejemplo: solicitudes OIRS (Presenciales o virtuales), llamadas telefónicas, Oficina de Partes presenciales, casillas de Unidad de Partes digitales, correo electrónico de funcionarios/as de la Dirección del trabajo, entre otros.

Dependiendo del tipo de ingreso, se debe dar una respuesta de acuerdo con los mecanismos e instrucciones que correspondan a cada uno de ellos.

d) Ingreso de denuncias por acoso sexual sin relación laboral vigente.

Tanto de manera presencial como virtual, en los casos de denuncia por Acoso Sexual en que la persona denunciante se encuentre sin relación laboral vigente, esta será derivada a fiscalización ordinaria por medio de las instrucciones vigentes para ambos tipos de ingresos. Las materias asociadas a este tipo de denuncias se encuentran en el título III de la Circular del Departamento Inspectivo, que establece las instrucciones específicas sobre fiscalización ordinarias en materias relacionadas con Ley Karin. En ambos tipos de ingresos (Presencial y Virtual) se debe registrar en DTPlus la solicitud de denuncia bajo la materia de Ley Karin que se informará oportunamente.

e) Denuncias laborales por incumplimiento del proceso de investigación

En el caso que un trabajador/a, en el contexto de una denuncia de Ley Karin, acuda a manera presencial o virtual a realizar una denuncia por no cumplimiento de medidas, sanciones u otra acción asociada al procedimiento de investigación, estas deberán ser ingresada como denuncia laboral cuya competencia y fiscalización es de la Dirección del Trabajo, de acuerdo a las materias establecidas en el tipificado por parte del Departamento Inspectivo para estos efectos.

f) Vigencia

Las instrucciones de la Circular N°3 entrarán en vigencia al igual que la Ley N°21.643, es decir, a partir del 01 de agosto de 2024.

 

José Tomás Erenchun
Abogado de Negociación Colectiva

Lizama Abogados